การแบ่งค่าน้ำหนักสำหรับการจัดทำ KPI

        การจัดทำ KPI ขึ้นมาใช้ในองค์กร ควรมีหลักเกณฑ์การกำหนดน้ำหนักคะแนนที่มีประสิทธิภาพแล้ว ความเป็นธรรมในระบบการประเมิน ที่ผู้ประเมินและผู้ถูกประเมินยอมรับร่วมกันได้ ระหว่างตำแหน่งงาน คราวนี้จะขอมาอธิบายถึงวิธีการแบ่งค่าน้ำหนักการให้คะแนนสำหรับการทำ KPI

        การกำหนดน้ำหนักคะแนนของ KPI มี 2 เรื่องที่สำคัญ คือ กำหนดหลักเกณฑ์การคัดเลือก KPI และการให้น้ำหนักคะแนน ซึ่งควรจะให้ทุกหน่วยงานเข้ามามีส่วนร่วมในการตกลงกติกาในการกำหนดน้ำหนักคะแนนร่วมกัน

การแบ่งค่าน้ำหนักนั้นสามารถแบ่งออกได้เป็นสองกลุ่มด้วยกัน คือ

1. การกำหนดสัดส่วนความสำคัญระหว่างตัวชี้วัดกลยุทธกับตัวชี้วัดงานประจำ

        เป็นการกำหนดสัดส่วนความสำคัญในตำแหน่งต่าง ๆ กับงานที่ได้รับมอบหมาย เช่น

ระดับหัวหน้าฝ่ายจะใช้สัดส่วนประมาณ 70 : 30

         เพราะระดับบริหารควรบริหารจัดการงานพัฒนา มากกว่าการทำงานประจำ ยกเว้นในบางกรณีที่ภาระงานที่รับผิดชอบหลักไม่เกี่ยวข้องกับตัวชี้วัดตามกลยุทธขององค์กร แต่ไม่ควรน้อยกว่า 60 : 40

        ผู้ปฏิบัติงานสัดสวนไม่ควรน้อยกว่า 60 : 40 ยกเว้นในบางกรณี ที่ภาระงานที่รับผิดชอบหลักส่วนใหญ่อยู่ในงานพัฒนา สามารถกำหนดสัดส่วนตัวชี้วัดทางด้านกลยุทธมากกว่างานประจำได้

        ยกเว้นในบางกรณีเฉพาะตำแหน่งที่ภาระงานที่รับผิดชอบหลักไม่เกี่ยวข้องกับตัวชี้วัดตามกลยุทธ์ เช่น พนักงานสถานที่ พนักงานขับรถยนต์

2. ในการกำหนดค่าน้ำหนักการให้คะแนน

        1. การให้ค่าน้ำหนักควรกำหนดให้เฉพาะผู้ที่รับผิดชอบตัวชี้วัดเท่านั้น

        2. กำหนดค่าน้ำหนักมาก - น้อย ขึ้นอยู่กับความรับผิดชอบ เช่น ผู้รับผิดชอบหลัก ต้องได้ค่าน้ำหนักมากกว่าผู้สนับสนุน

        3. น้ำหนักคะแนนของ KPI ควรเริ่มจากหมายเลข 1 ก่อนและไล่ไปจนถึงหมายเลขสุดท้าย หมายเลขน้อยควรจะมีน้อยมากกว่าหรือเท่ากับหมายเลขมาก เช่น น้ำหนักของ KPI ที่เป็นหมายเลข 1 ควรจะมีน้ำหนักคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับหมายเลข 2 และ KPI หมายเลข 2 ควรจะมีน้ำหนักคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ KPI หมายเลข 3 ห้ามมิให้ KPI ที่มีลำดับความสำคัญน้อยกว่ามีคะแนนมากกว่า KPI ที่อยู่ในลำดับต้นๆ (สำคัญมากกว่า)

        และสุดท้ายเมื่อทุกคนกำหนดน้ำหนักคะแนนมาเรียบร้อย ควรจะนำเข้ามานำเสนอในที่ประชุมอีกรอบ เพื่อป้องกันการแก้ไขในภายหลังหรือช่วยกันเสนอแนะเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น